Artefak

DOKUMENTASI KOLEKSI ARTEFAK 

KATA PENGANTAR 

Buku ini ditujukan untuk para kolektor dan pecinta benda-benda yang memiliki nilai sosial, seni dan/atau sejarah, dan juga untuk para pemelihara koleksi benda-benda tersebut baik milik umum maupun swasta/perorangan. 

Buku ini menitikberatkan pada prinsip-prinsip pendokumentasian. Tindakan-tindakan tertentu ditujukan untuk diterapkan oleh lembaga-lembaga yang memiliki peralatan dan sumber daya manusia yang memadai, bukan ditujukan untuk perorangan. Meskipun demikian, rekomendasi-rekomendasi dalam buku panduan ini mengemukakan kondisi ideal yang hendaknya diusahakan semaksimal mungkin untuk dicapai. 

PENTINGNYA PENDOKUMENTASIAN 

Pendokumentasian adalah proses pencatatan informasi tentang koleksi yang menjadi tanggung jawab sebuah museum atau lembaga budaya.  Pendokumentasian yang baik memungkinkan museum untuk: 

• memiliki data semua koleksi yang dimiliki 
• mengetahui jika ada benda koleksi yang hilang 
• mengetahui letak benda koleksi 
• membuktikan kepemilikan atas benda koleksi 
• mendokumentasikan dan memperbarui informasi tentang benda koleksi 

STANDAR PENDOKUMENTASIAN 

Benda koleksi harus didokumentasikan secara konsisten dengan menggunakan standar yang telah diakui. Standar tersebut telah dikembangkan oleh organisasi nasional dan internasional, termasuk ICOM dan UNESCO, dan akan membantu Anda. 

Menetapkan struktur pendokumentasian dan peristilahan dapat membantu Anda memastikan: 

• validitas informasi 
• kemudahan berbagi informasi 
• pencatatan yang konsisten 
• akses yang lebih baik 

PENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA KOLEKSI 

Memiliki deskripsi yang akurat dan rinci tentang benda koleksi sangat berguna ketika benda tersebut hilang atau dicuri.  Hal ini juga akan membantu Anda untuk mengenali dan membedakan benda koleksi tersebut dari benda serupa ketika ditemukan. 

Identifikasi Benda 

Petunjuk berikut ini disusun berdasarkan standar yang diakui internasional yang disebut sebagai 'Object ID' (Identifikasi Benda).  Anda perlu mencatat jenis benda yang Anda deskripsikan. Misalnya, apakah benda itu sejenis:

• patung?
• vas? 
• lukisan? 
• naskah? 
• perhiasan (kalung, bros, dll)? 

Bahan 

Terbuat dari bahan apakah benda tersebut?  Apakah terbuat dari: 

• batu? 
• keramik? 
• perunggu? 
• kayu? dsb. 

Teknik Pembuatan 

Teknik apakah yang digunakan dalam pembuatan benda tersebut? Apakah dengan: 

• diukir? 
• dicor? 
• dilukis? 
• dicetak? dsb. 

Ukuran 

Apakah ukuran dan satuan ukur yang digunakanuntuk mengukur benda tersebut? Catatlah:

• tinggi
• lebar 
• kedalaman 
• garis tengah, dll.

Anda juga mungkin perlu mencatat berat benda tersebut. 

Inskripsi dan Tanda

Apakah benda tersebut memiliki inskripsi atautanda yang jelas? 

Penanda tersebut dapat berupa:

• tanda khas atau cap pembuatnya
• tulisan yang dicetak atau ditoreh
• tanda tangan
• tanda pembuat dan keaslian
• nomor identifikasi (misal: nomor registrasi museum) 

Ciri Khas

Apakah benda koleksi mempunyai ciri lain yang memudahkan pengenalan terhadapnya? Hal ini dapat berupa tanda:

• kerusakan 
• perbaikan 
• modifikasi 
• cacat pada waktu pembuatan 

Judul 

Apakah benda koleksi memiliki judul? Benda seni seringkali memiliki judul yang akan memudahkan identifikasi jika benda tersebut hilang atau dicuri. 

Subyek 

Jika benda Anda merupakan sebuah karya seni, apa yang digambarkan atau diwakilinya? Misalnya: 

• piramid-piramid Giza 
• ibu dan anak 
• pemandangan alam dengan gunung, dsb. 

Masa atau Periode 

Pada masa apa benda tersebut dibuat? Kapan benda tersebut dibuat? 

Pembuat 

Siapa yang membuat benda tersebut? Pembuat dapat berupa: 

• individu (pelukis, pengukir, perajin mebel, dll.) 
• perusahaan 
• kelompok budaya (khususnya berguna ketika mendeskripsikan artefak-artefak kuno) 

Deskripsi Singkat 

Tuliskan deskripsi benda tersebut secara singkat, termasuk informasi lain yang dapat membantu identifikasi terhadap benda tersebut. Misalnya: 

• warna 
• bentuk 
• tempat pembuatan (jika diketahui) 

Keterangan Tambahan 

Jika benda koleksi terdiri atas lebih dari satu bagian (misalnya, seperangkat mebel), Anda perlu mendeskripsikannya satu persatu. Anda mungkin juga perlu memotret benda tersebut dan mencatat informasi mengenai ketentuan penyimpanannya. 

MEMOTRET BENDA KOLEKSI 

Memotret benda koleksi akan membantu dalam pengidentifikasian ketika benda tersebut hilang atau dicuri. Keberadaan foto juga dapat mengurangi keperluan memegang benda yang mudah pecah, sehingga mengurangi risiko kerusakan. 

Ukuran dan Warna 

Sangat dianjurkan untuk membuat skala pada fotountuk memperlihatkan ukuran suatu benda. Sebuah penggaris cukup membantu dalam hal ini. 

Jika memungkinkan, sertakan bagan warna padafoto agar warna dapat ditentukan dengan benar. Foto hitam putih dapat menggunakan bagan warna abu-abu agar nuansa yang tepat dapat ditentukan. 

Nomor Identitas 

Jika benda koleksi memiliki nomor identifikasi (misalnya, nomor registrasi museum), nomor tersebut perlu dicantumkan pada foto. 

Pencahayaan 

Usahakan untuk menggunakan pencahayaan yang tepat ketika memotret obyek. Jika perlu mintalah saran dari fotografer berpengalaman. 

Memilih Latar yang Tepat 

Hasil foto terbaik akan didapat jika benda koleksi dipotret dengan latar belakang putih polos. Hal ini mendukung tercapainya keseimbangan warna.  Jika perlu, warna latar yang lebih gelap dapat digunakan untuk mendapatkan kesan kontras. 

Memotret Benda Dua Dimensi 

Benda koleksi seperti lukisan, cetakan, gambar dan tekstil paling baik jika dipotret berhadapan dari sisi muka. Jika memungkinkan, lukisan diturunkan dari dinding, dibaringkan mendatar, dan dipotret dari atas.  Jika dianggap perlu, potret juga sisi belakang benda tersebut untuk merekam tanda atau ciri khas yang ada. 

Memotret Permukaan Ukiran atau Cetakan dan Relief 

Walaupun paling baik jika pemotretan dilakukan berhadapan dengan sisi mukanya, sebagaimana lukisan dan cetakan, sebaiknya pemotretan juga dilakukan dari beberapa sisi untuk merekam ketebalan benda. 

Memotret Benda Tiga Dimensi 

Usahakan untuk merekam keseluruhan bentuk benda. Untuk melakukannya, potretlah benda dari atas, memperlihatkan sisi atas, depan, dan salah satu sisi samping. Anda juga dapat melakukan beberapa kali pemotretan lagi terhadap bagian-bagian benda yang belum terekam. 

Memotret Kerusakan dan Ciri Khas yang Mudah Dikenali Seperti halnya deskripsi tertulis, memotret ciri khas atau kerusakan akan membantu identifikasi benda. 

MANAJEMEN HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL 

Hak Kepemilikan dan Kekayaan Intelektual 

Undang-undang tentang pengaturan hak berbeda-beda di setiap negara dan meliputi lebih dari sekedar hak kepemilikan. Walaupun Anda memiliki sebuah lukisan atau patung, bukan berarti Anda juga memiliki hak kekayaan intelektual atas benda tersebut. 

Menentukan Hak 

Menentukan pemegang hak reproduksi atas benda atau potret merupakan hal yang penting seandainya Anda ingin memproduksi ulang benda tersebut di masa akan datang. 

Hal ini perlu didokumentasikan secara seksama. 

Pelimpahan Hak

Pada umumnya, potret yang diambil oleh pegawaimuseum akan menjadi milik museum. Meskipun demikian, jika Anda menggunakan juru potret dariluar Anda belum tentu memiliki hak atas potret yang dihasilkannya. Jika perlu, minta juru potrettersebut menandatangani formulir pelimpahanhak atas fotonya. 

 

DATABASE KOMPUTER 

Semakin banyak museum dan kolektor swasta/perorangan yang merekam informasi tentang benda-benda koleksinya dalam bentuk database komputer. Banyak perusahaan yang menawarkan perangkatlunak/program untuk manajemen koleksi danprogram aplikasi bersama sederhana yangdapat dipakai cuma-cuma. 

Menjaga Ketertiban Informasi Anda 

Database komputer tidak memakan tempat sebanyak sistem pencatatan dengan kertas, sehingga memungkinkan penyimpanan data cadangan. Database komputer juga memudahkan penyimpanan informasi secara rapi dan sistematis sehingga memungkinkan pencarian dan pengambilan data dengan cepat. 

Menghubungkan Informasi 

Sistem manajemen koleksi museum memungkinkan informasi terhubungkan dengan gambar digital dari benda koleksi. Sebagian besar database juga memudahkan penyimpanan informasi pendukung sistem pencatatan yang menggunakan kertas. 

Pertukaran Informasi 

Informasi digital mudah untuk dibagi, memungkinkan pengiriman foto dan deskripsi benda koleksi kepada peneliti, pihak kepolisian atau lembaga internasional seperti UNESCO. 

Berbagai Kegunaan Informasi 

Informasi yang tersimpan dalam database dapat digunakan untuk berbagai keperluan, termasuk membuat katalog, teks untuk pameran di museum atau pameran di dunia maya (on-line). 

 

BENDA MASUK MUSEUM 

Ketika suatu benda masuk museum, informasi mengenai benda tersebut harus dicatat pada sebuah formulir.  Semua informasi penting mengenai benda tersebut akan tercantum dalam formulir, yang juga berfungsi sebagai tanda terima bagi pengirim. 

Formulir Benda Masuk 

Sebaiknya formulir ini diberi nomor seri dandicetak diatas kertas NCR yang tembus langsungtanpa karbon.  Lembar teratas dipegang oleh museum dandisimpan pada arsip benda masuk.  Satu salinan harus diberikan kepada pengirim. Salinan kedua harus disimpan bersama benda tersebut. 

Nomor Registrasi Benda Masuk 

Nomor registrasi dari Formulir Benda Masuk dapat digunakan untuk mengidentifikasi benda secara khusus. Jika lebih dari satu benda tercatat pada lembar formulir yang sama maka digunakan sub-nomor  (misalnya 000301.1, 000301.2, dst.). 

Pemilik dan Pengirim

Anda harus mencatat nama dan alamat pemilikbenda tersebut, serta nama dan alamat pengirimkarena keduanya belum tentu orang yang sama. 

Minta pengirim untuk menandatangani dan memcantumkan tanggal pada Formulir Benda Masuk.  Petugas museum juga harus menandatangani formulir tersebut untuk memastikan bahwa data yang tercatat adalah benar.

Menetapkan Hak Kepemilikan

Sebaiknya pastikan apakah pengirim ingin agar benda tersebut dikembalikan atau tidak. Jika tidak, dianjurkan untuk meminta kepada pemilik untuk melimpahkan hak kepemilikan atas benda tersebut kepada museum (lihat "Perolehan"). Jika Anda tidak ingin menyimpan benda tersebut maka Anda bebas untuk melepaskannya tanpa konsultasi lebih lanjut (lihat "Pengeluaran Benda"). 

Alasan Memasukkan Benda 

Catat alasan mengapa benda tersebut dikirim ke museum. Alasan dapat berupa: 

• sumbangan 
• pembelian 
• pinjaman 
• keperluan identifikasi 

Mencatat Informasi Penting 

Usahakan untuk mencatat informasi sebanyak mungkin saat benda masuk sebuah museum. Jika Anda membawa sebuah benda masuk ke museum sebagai sumbangan atau pinjaman, ingatlah untuk membawa segala rincian informasi atau dokumen terkait. 

Rincian Informasi Lainnya

Rincian informasi lainnya dapat berupa:

• deskripsi singkat tentang benda tersebut
• penilaian asuransi
• harga (jika dibeli atau ditawarkan untuk dijual)
• pemegang hak cipta (lihat "Pengaturan Hak-hak")
• tanggal pengembalian yang disepakati 

PEROLEHAN DAN REGISTRASI BENDA KOLEKSI 

Museum perlu menetapkan hak kepemilikan terhadap benda yang dimilikinya. Hal ini berarti mencatat segala bentuk pengalihan kepemilikan. Registrasi ialah proses dimana sebuah benda terdaftar sebagai bagian resmi dari koleksi museum. 

Formulir Pengalihan Hak Milik 

Walaupun pengalihan hak milik dapat dicatatkan di dalam Formulir Benda Masuk (lihat "Benda Masuk"), lebih baik Hak Milik ditetapkan dengan menggunakan formulir yang berbeda. Formulir ini harus mencantumkan pemilik lama dan pemilik baru serta rincian pembayaran yang pernah dilakukan. 

Alasan Perolehan Benda 

Tidak semua benda yang diperoleh museum dimasukkan sebagai koleksi tetap. Bahkan, ada yang hanya untuk koleksi peragaan atau sebagai koleksi pembelajaran saja. Alasan perolehan harus dicatatkan di dalam Formulir Benda Masuk (lihat "Benda Masuk") 

Daftar Registrasi

Barang-barang yang diperoleh harus tercatat dalamDaftar Registrasi museum. Daftar ini merupakan dokumen yang tidak boleh diubah dan merupakan daftar tambahan selain katalog atau database komputer. Termasuk :

• tempat penyimpanan pertama kali
• nomor registrasi benda masuk 
• nomor registrasi benda
• tanggal registrasi 
• individu atau organisasi pengirim
• deskripsi singkat 

MEMINJAM BENDA KOLEKSI 

Perjanjian Peminjaman

Apabila museum Anda meminjam sebuah benda, usahakan membuat sebuah perjanjian yang baik, ditandatangani oleh pihak museum dan pihak yang meminjamkan. Masa peminjaman sebaiknya sudah ditentukan untuk jangka waktu tertentu namun demikian dapat diperpanjang atau diperbarui. Peminjaman jangka panjang atau tanpa batas waktu sedapat mungkin dihindari. 

Mencatat Peminjaman

Basis data atau katalog museum harus mencatat:

• nama yang meminjamkan
• lama masa peminjaman
• tanggal pengembalian
• standar perawatan
• tanggung jawab pemeliharaan
• pengaturan asuransi
• pengaturan transportasi 

Arsip Perjanjian Peminjaman 

Selain menyimpan perjanjian peminjaman dalam arsip sejarah benda, salinannya sebaiknya disimpan di dalam "Arsip Pinjaman Masuk" berdasarkan urutan tanggal pengembalian. Hal ini akan mempermudah pengawasan dan pembaharuan benda pinjaman. 

PENEMPATAN DAN PEMINDAHAN BENDA 

Museum harus mengetahui secara pasti di mana letak semua benda dalam pengawasan mereka. Memantau penempatan dan pemindahan barang-barang akan mempermudah dalam mengetahui letak barang dan mengetahui secara cepat jika terjadi kehilangan. 

Pencatatan Lokasi Penyimpanan 

Usahakan untuk menetapkan lokasi penyimpanan biasa untuk setiap benda. Dengan demikian, Anda akan tahu kemana benda itu harus dikembalikan setelah dipindahkan sementara. 

Memperbarui Katalog 

Sebaiknya pemindahan benda dicatat di dalam katalog maupun database komputer museum.  Termasuk jika terjadi perubahan tempat penyimpanan maupun pemindahan sementara. 

Kartu Catatan 

Apabila sebuah benda dipindahkan sementara sebaiknya tinggalkan sebuah kartu di tempat benda tersebut biasa diletakkan. Di dalamnya dituliskan:

• nomor identitas benda 
• nama benda 
• tanggal pemindahan
• lokasi baru 
• nama yang memindahkan
• tanggal benda akan dikembalikan 

PEMERIKSAAN KONDISI BENDA KOLEKSI 

Memeriksa Benda Koleksi 

Semua benda perlu diperiksa secara teratur untuk memastikan bahwa kondisinya baik dan tidak ada kerusakan. Sebaiknya periksa benda koleksi sebelum dibawa keluar museum untuk dipinjamkan atau untuk pemeliharaan (lihat "Benda Keluar"). Hal ini memudahkan dalam mendeteksi jika ada kerusakan. 

Mencatat Evaluasi Kondisi Benda 

Kondisi benda dapat dicatatkan dalam katalogatau database komputer museum. Ingatlah untuk selalu memperbarui data jika diperlukan perubahan atas kondisi penyimpanan. 

Sebaiknya catat nama petugas yang melakukan evaluasi dan tanggal evaluasi. 

 

MEMINJAMKAN BENDA 

Perjanjian Peminjaman

• Semua benda yang dipinjamkan oleh museumbharus disebutkan dalam perjanjian peminjaman benda koleksi yang ditandatangani oleh pihak museum dan pihak peminjam.
• Masa peminjaman sebaiknya ditentukan, walaupun periode waktunya dapat diperpanjang atau diperbarui. 
• Pinjaman jangka-panjang atau tanpa batas sebaiknya dihindari. 

Pencatatan Peminjaman kepada Pihak Lain

Database komputer atau katalog museum harus berisi: 

• nama peminjam
• lama masa peminjaman
• tanggal pengembalian benda
• standar perawatan benda
• tanggung jawab pemeliharaan
• pengaturan asuransi
• pengaturan transportasi 

Pengarsipan Dokumen Peminjaman 

Seperti halnya menyimpan perjanjian peminjaman di dalam asip sejarah benda koleksi, salinannya dapat disimpan dalam "Arsip Pinjaman Keluar" berdasarkan urutan tanggal pengembalian. Hal ini akan mempermudah pengawasan peminjaman dan jika pembaruan terhadap arsip dilakukan. 

MENGELUARKAN BENDA KOLEKSI 

Penanganan terhadap Benda yang Sudah Tidak Diinginkan

Sewaktu-waktu museum berkeinginan untukmengeluarkan suatu benda. Hal ini biasanya disebabkan karena benda tersebut tidak lagi sesuai dengan kebijakan koleksi museum atau karena benda tersebut lebih baik dipindahkan ke museum yang lain. Pengeluaran benda dari museum harus tercatat dalam Formulir Keluar (lihat "Benda Keluar"). 

Pengeluaran Benda dari Registrasi 

Benda yang merupakan koleksi tetap museum dan sudah tidak diinginkan oleh museum untuk disimpan harus dikeluarkan dari daftar inventaris museum. Jangan lupa untuk mencatat pengeluaran benda ini dalam daftar registrasi museum dan dalam database komputer, beserta alasan dikeluarkannya benda tersebut dari koleksi museum. 

BENDA KELUAR MUSEUM 

Museum harus mengetahui seluruh benda koleksiyang dikeluarkan dari tanggung jawabnya. Ini harusdicatat dalam Formulir Benda Keluar dan database komputer jika ada. 

Apabila sebuah benda dikembalikan kepada pemiliknya (jika benda tersebut berupa pinjaman atauyang tidak diinginkan), maka Formulir Keluar umumnya tidak diperlukan, sebab pengembalian benda tersebut cukup didokumentasikan di dalam FormulirBenda Masuk yang asli. 

Formulir Benda Keluar 

Sebaiknya formulir ini diberi nomor seri dan dicetak di atas kertas NCR yang tembus langsung tanpa karbon. 

Lembar teratas dipegang oleh museum dan disimpanpada Arsip Benda Keluar. Satu salinan harus diberikan kepada penerima benda. Kalau benda sudah pernah dipinjamkan, salinan kedua dapat disimpan dalam Arsip Pinjaman Keluar berdasarkan urutan tanggal pengembalian sampai benda tersebut dikembalikan. 

Pengambil dan Penerima

Sebaiknya nama dan alamat orang yang mengambildan yang menerima benda dicatat karena yangmengambil dan menerima belum tentu orang orang yang sama. 

Mintalah agar orang yang mengambil benda menandatangani dan menuliskan tanggal pada Formulir Benda Keluar. Petugas museum jugaharus menandatangani untuk memastikan bahwa rincian informasi yang tercatat adalah benar. 

Alasan Mengeluarkan Benda 

Jangan lupa mencatat alasan mengapa benda koleksi tersebut dikeluarkan dari museum. Alasannya antara lain: 

• dipindahkan * 
• dipinjamkan * 
• dimusnahkan * 

Informasi tentang Benda

Formulir Benda Keluar harus memuat informasi penting tentang benda, antara lain :

• uraian singkat tentang benda
• nomor identifikasi 
• perkiraan nilai benda (untuk asuransi)
• alasan pemindahan
• tanggal pengembalian yang disepakati 

Pengembalian Benda 

Sebaiknya petugas museum menandatangani Formulir Benda Keluar yang asli untuk mencatat kapan benda koleksi dikembalikan lagi kepada museum (misalnya, kalau sebelumnya pernah dipinjamkan, atau dikirim untuk konservasi). 

 

Diizinkan untuk memperbanyak isi buku ini, dengan catatan, sumbernya disebutkan secara jelas dan satu eksemplar dikirimkan kepada UNESCO (Paris), dengan alamat di bawah ini. Sumber dokumen ini harus disebutkan sebagai berikut: 

© UNESCO, 2007. Cultural Heritage Protection Handbook N°3. Documentation of Artefacts' Collections, UNESCO, Paris. 

Ref. : 

• Dokumentasi Koleksi Artefak - https://kebudayaan.kemdikbud.go.id/wp-content/uploads/2014/11/DOKUMENTASI-KOLEKSI-ARTEFAK.docx

Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang.

.